Inhouse Team oder Online-Marketing-Agentur?

von Vero | Aug. 21, 2024 | Allgemein, Business, Online-Marketing

Die Entscheidung zwischen einem Inhouse-Marketing-Team und einer Online-Marketing-Agentur stellt viele große und kleine Unternehmen vor eine Herausforderung. Für Unternehmen, besonders im E-Commerce, ist es essenziell, eine starke Online-Marketing-Strategie zu haben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein agiles Marketing kann entscheidend sein, wenn es darum geht, neue Trends schnell umzusetzen oder auf veränderte Kundenbedürfnisse zu reagieren. Dabei stellt sich die Frage, ob es sinnvoller ist, ein eigenes Inhouse-Marketing-Team aufzubauen oder auf eine externe Online-Marketing-Agentur zu setzen. Eine wichtige Entscheidung die gut durchdacht sein will.

Die richtige Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. Unternehmensgröße, Budget und langfristigen Zielen. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile, sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf die Flexibilität und die zu erwartende Expertise. In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Unterschiede und zeigen auf, welche Marketingbereiche für ein E-Commerce-Unternehmen abgedeckt werden müssen. Wir haben für Sie eine Übersicht erstellt, in welcher wir detailliert darauf eingehen, welche Mitarbeiter für ein Inhouse-Team notwendig sind und welche Kosten dabei einzuplanen sind. Diese Informationen sollen Ihnen als Denkanstöße dienen und Ihnen dabei helfen eine Entscheidung zu treffen.

Inhouse Marketing-Team = langfristige Investition

Ein Inhouse-Marketing-Team bedeutet, dass alle wesentlichen Marketingaktivitäten direkt im Unternehmen gesteuert werden. Dies bedeutet höhere Kontrolle über die Strategien, engere Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen und eine tiefere Einbindung in die Unternehmensziele. Jedoch erfordert der Aufbau eines kompetenten Inhouse-Teams erhebliche Zeit, vor allem in der Anfangsphase. Unternehmen müssen nicht nur Personal einstellen, sondern auch sicherstellen, dass dieses ausreichend geschult wird, um mit den ständig wechselnden Anforderungen des Online-Marketings Schritt zu halten.

Vorteile eines Inhouse-Teams

• Kontrolle: Ein Inhouse-Team gibt dem Unternehmen volle Transparenz und Kontrolle über die Strategie und Ausführung von Marketingmaßnahmen. Es ermöglicht schnelle Abstimmungen und direkte Kommunikation mit anderen Abteilungen, was Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigt.
• Tiefes Unternehmensverständnis: Ein Inhouse-Team arbeitet ausschließlich für Ihr Unternehmen und kennt die Marke, Zielgruppe und Produkte in- und auswendig. Das Team ist stark in die Unternehmenskultur und -werte integriert, was eine präzisere Markenkommunikation ermöglicht.
• Langfristige Effizienz: Mit einem festen Inhouse-Team können langfristig Prozesse optimiert und stetig verbessert werden. Zudem können interne Tools und Workflows auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden.
• Schnelle Reaktionszeiten und kurze Entscheidungswege: Interne Teams können schnell auf Probleme oder Änderungen reagieren, da keine externe Abstimmung erforderlich ist. Durch die enge Zusammenarbeit und räumliche Nähe kann das Inhouse-Team agile Entscheidungen treffen, ohne lange Kommunikationswege.

Nachteile eines Inhouse-Teams

• Hohe Anfangskosten: Die Einstellung und Schulung eines gesamten Teams ist kostenintensiv und erfordert langfristige Bindungen. Neben den Gehältern müssen auch Investitionen in Tools, Büroausstattung und Weiterbildungen getätigt werden.
• Hohe Fixkosten: Mitarbeiter verursachen Kosten in Form von laufenden Gehältern, Sozialabgaben und Weiterbildungskosten. Besonders für kleinere Unternehmen kann das ein finanzielles Risiko sein.
• Fachkräftemangel: Es kann schwierig sein, qualifizierte Experten in allen Bereichen des Online-Marketings zu finden. Gerade Spezialisten in den Bereichen SEO, SEA oder Social Media sind oft schwer zu rekrutieren und langfristig zu halten.
• Fehlendes Know-how und Weiterbildung: Die digitale Marketing-Landschaft verändert sich schnell. Inhouse-Teams müssen sich kontinuierlich weiterbilden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Das erfordert Zeit und Ressourcen, die im täglichen Betrieb oft schwer zu finden sind.
• Langwieriger Prozessaufbau: Bis effektive Marketingprozesse und Workflows im Unternehmen etabliert sind, kann viel Zeit vergehen. Strategisches Testing, kreative Konzepte und datenbasierte Entscheidungen erfordern nicht nur viel Zeit, sondern auch erhebliche Investitionen in Schulungen.
• Betriebsblindheit: Interne Teams laufen Gefahr, betriebsblind zu werden. Da sie sich nur mit dem eigenen Unternehmen beschäftigen, fehlen oft neue Ideen und Impulse von außen. Frische Perspektiven und kritisches Hinterfragen bleiben häufig auf der Strecke.
• Eingeschränkte Expertise: Es ist unwahrscheinlich, dass ein kleines Inhouse-Team in allen Bereichen des Online-Marketings (SEO, SEA, Social Media, Content Marketing, etc.) gleich gut aufgestellt ist.
• Abhängigkeit von einzelnen Personen: Fallen Schlüsselmitarbeiter aus, kann das zu Engpässen führen.

Online-Marketing-Agentur: Flexibilität und Expertise aus einer Hand

Eine Online-Marketing-Agentur bietet Unternehmen die Möglichkeit, spezialisierte Experten für ihre Marketingaktivitäten zu nutzen, ohne ein festes internes Team aufbauen zu müssen. Agenturen bringen wertvolles Wissen aus verschiedenen Branchen und Projekten mit und können kurzfristig auf spezifische Herausforderungen reagieren. Ein zusätzlicher Vorteil von Agenturen liegt in ihrer Fähigkeit, Projekte sofort zu übernehmen und umzusetzen, da sie auf eingespielte Prozesse und Werkzeuge zurückgreifen können. Gerade bei zeitkritischen Projekten oder kurzfristigen Kampagnen sind Agenturen oft schneller und effizienter. Agenturen bieten auch eine kosteneffiziente Möglichkeit, komplexe Tools und Technologien zu nutzen, die für kleinere Unternehmen ansonsten unerschwinglich wären. Dank ihrer Expertise und des Zugangs zu solchen Tools, können Agenturen datengetriebene Entscheidungen schneller und präziser treffen.

Vorteile einer Online-Marketing-Agentur

• Breites Know-how und Spezialisten: Agenturen haben Experten in verschiedenen Bereichen des Online-Marketings, darunter SEO, SEA, Social Media, Content-Marketing, E-Mail-Marketing und Analyse. Dies ermöglicht es Unternehmen, stets auf dem neuesten Stand der Technik und der Strategien zu bleiben.
• Flexibilität: Eine der größten Stärken von Agenturen ist die Flexibilität. Unternehmen können Dienstleistungen nach Bedarf hinzubuchen oder abbestellen, ohne langfristige Personalkosten zu haben.
• Skalierbarkeit: Agenturen können auf bestimmte Anforderungen schnell reagieren. Sie können bei Bedarf zusätzliche Spezialisten oder Ressourcen bereitzustellen, beispielsweise während eines Launches oder in einer Hochsaison.
• Erfahrung: Agenturen haben oft Erfahrung aus verschiedenen Branchen und können Best Practices anwenden, die sich anderswo bewährt haben.
• Zeit- und Kostenersparnis: Die Zusammenarbeit mit einer Agentur spart Zeit und Geld. Eine Agentur ist schnell einsatzbereit und verfügt bereits über optimierte Workflows und entsprechendes Fachwissen.
• Aktuelles Know-how: Agenturen sind darauf angewiesen, stets auf dem neuesten Stand der Technik und des Marketings zu bleiben. Sie haben Zugang zu exklusivem Wissen, den neuesten Trends auf Social-Media und den best Practices aus der Conversion Optimierung. Wissen das intern oft nur schwer aufgebaut werden kann.
• Zugriff auf hochwertige Tools: Viele Agenturen arbeiten mit professionellen Marketing-Tools, die für Unternehmen allein sehr kostspielig sein können. Diese Toolkosten entfallen in der Regel, wenn eine Agentur beauftragt wird, da diese bereits in den Agenturleistungen enthalten sind.
• Frischer Wind: Externe Agenturen hinterfragen bestehende Strategien kritisch und bringen neue Ideen und frische Perspektiven ein. Ansätze die intern möglicherweise übersehen wurden.
• Weiterbildung für Inhouse-Teams: Eine Agentur arbeitet eng mit dem internen Team zusammen, wodurch bei einer Zusammenarbeit automatisch vom Wissen der Agentur profitiert wird.

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Nachteile einer Online-Marketing-Agentur

• Geringere Kontrolle: Um eine Agentur effizient arbeiten zu lassen, müssen Unternehmen einen gewissen Grad an Entscheidungsfreiheit abgeben. Das bedeutet, dass Unternehmen Kontrolle über Teile ihrer Marketingstrategie verlieren, was manchmal zu Unstimmigkeiten führen kann.
• Kostenintensiv bei Langzeitbeauftragung: Langfristig können die Honorare von Agenturen kostenintensiv werden, wenn kontinuierlich Dienstleistungen in Anspruch genommen werden.
• Abstimmungsaufwand: Da externe Agenturen für mehrere Kunden arbeiten, müssen Unternehmen zusätzliche Abstimmungen und Feedbackschleifen einplanen. Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit kann der Kommunikationsaufwand hoch sein, bis die Agentur sich eingearbeitet hat.

Kombination aus Inhouse-Team und Agentur, geht das?

Nicht immer müssen sich Unternehmen zwischen Inhouse-Team oder Agentur entscheiden. Eine Kombination aus beiden Modellen kann sehr effektiv sein, denn nicht jede Marketingaufgabe muss intern erledigt werden. Themen wie Marken- und Produktentwicklung sollten inhouse bleiben, während spezifische Aufgaben wie Social Ads oder Performance-Marketing gut ausgelagert werden können. Unternehmen sollten sich fragen, wie ihre internen Mitarbeiter am besten eingesetzt werden können. Die hybride Lösung bietet auch die Möglichkeit, das Risiko auf mehrere Schultern zu verteilen. Wenn etwa ein Schlüsselmitarbeiter ausfällt, kann die Agentur einspringen und den Betrieb aufrechterhalten. Gleichzeitig kann das Inhouse-Team langfristige Strategien vorantreiben, während die Agentur operativ tätig bleibt. Ein weiterer Vorteil, interne Teams können von der Expertise der Agenturen profitieren. Durch das kontinuierliche Zusammenspiel von Agentur und Inhouse-Team wird Wissen geteilt, und die internen Mitarbeiter erhalten gleichzeitig Schulungen und Einblicke in Best Practices. Dies kann langfristig die Marketingeffizienz und die interne Kompetenz stärken. In vielen Fällen ist ein Mix die beste Wahl: Ein starkes Inhouse-Team, das strategisch arbeitet, kombiniert mit einer Agentur, die operativ unterstützt und spezialisierte Expertise bietet. Die enge Zusammenarbeit mit einer Agentur trägt zudem auch dazu bei, die interne Kompetenz zu erweitern und langfristig effizienter zu arbeiten.

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Die wichtigsten Online-Marketing-Positionen und ihre Aufgaben

Bevor wir auf die Kosten eingehen, lassen Sie uns einen Blick auf die verschiedenen Positionen und ihre Aufgaben werfen, welche im Online-Marketing benötigt werden, und wie sich bestimmte Rollen unterscheiden. Insbesondere, wenn es um Bereiche wie Social-Media Management und Paid Ads (z.B. Meta Ads und Google Ads) geht, gehen Unternehmen häufig davon aus, dass ein Mitarbeiter genügt und alle relevanten Bereiche abzudecken. Leider ist dem nicht so. Hierfür haben wir Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Positionen und ihrer Aufgaben zusammengestellt:

1. Marketing-Leiter Der Marketing-Leiter hat die oberste Verantwortung für die Planung und Durchführung aller Marketingmaßnahmen. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Entwicklung der Marketingstrategie und Zieldefinition
• Koordination des Marketing-Teams oder der Zusammenarbeit mit einer Agentur
• Budgetplanung und Kontrolle
• Performance-Monitoring der Kampagnen (KPI-Überwachung)

2. SEO-Experte Der SEO-Experte kümmert sich um die Suchmaschinenoptimierung und sorgt dafür, dass Ihre Website bzw. Ihr Online-Shop und dessen Produkte organisch in den Suchergebnissen rankt und somit auch ohne teure Werbeanzeigen gut auffindbar ist. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Keyword-Analyse und Entwicklung von SEO-Strategien
• Technische Optimierung der Website (z.B. Ladezeiten, Meta-Tags)
• Content-Optimierung für relevante Keywords
• Linkbuilding und Off-Page-SEO

3. SEA-Manager Der SEA-Manager ist für die bezahlte Suchmaschinenwerbung (Google Ads, Bing Ads) zuständig. Er optimiert Kampagnen, um den bestmöglichen ROI zu erzielen. Seine Aufgaben umfassen:

• Kampagnen-Setup und Management
• Keyword-Optimierung und Gebotsstrategie
• Budgetkontrolle und Reporting der Cost-per-Click (CPC) und Conversion-Rate

4. Social Media Manager Der Social Media Manager ist verantwortlich für den organischen Teil der Social Media Strategie. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Content-Planung und Erstellung von Posts, Stories und Videos
• Community Management: Interaktion mit Followern, Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten
• Social Media Monitoring und Reporting der organischen Reichweite
• Entwicklung von Strategien zur Erhöhung der Follower-Zahlen und Engagement

5. Meta Ads Manager (Ad Buyer) Der Meta Ads Manager, auch als Ad Buyer bezeichnet, ist auf bezahlte Social-Media-Kampagnen auf Plattformen wie Facebook und Instagram spezialisiert. Seine Aufgaben umfassen:

• Erstellung von zielgerichteten Anzeigen für spezifische Zielgruppen
• Targeting und Optimierung der Zielgruppenauswahl
• Budgetverwaltung und Performance-Optimierung, um die Kosten pro Klick oder Conversion zu minimieren
• Analyse und Reporting der Kampagnenleistung

6. Content Creator Der Content Creator ist für die Erstellung von Inhalten zuständig, die sowohl in Blogs als auch auf Social-Media-Plattformen verwendet werden. Dazu gehören:

• Texte, Grafiken und Videos für Websites, Produktseiten und Social Media
• Zusammenarbeit mit dem SEO-Team, um Inhalte zu optimieren und Keywords richtig einzubinden
• Entwicklung von Storytelling-Strategien, um die Markenidentität zu stärken

7. E-Mail-Marketing-Spezialist Dieser Experte plant und setzt E-Mail-Kampagnen um. Zu seinen Aufgaben gehören:

• Segmentierung der E-Mail-Liste nach Zielgruppen
• Planung und Durchführung von Newsletter-Kampagnen
• Optimierung der Öffnungs- und Klickrate durch A/B-Tests
• Automatisierung von E-Mail-Flows für wiederkehrende Kampagnen wie Willkommens- oder Abandoned-Cart-E-Mails

8. Web-Analyst Der Web-Analyst analysiert die Marketingaktivitäten, insbesondere den Website-Traffic und die Conversion-Raten. Seine Aufgaben umfassen:

• Erstellung von Berichten und Auswertungen der Website-Performance
• Identifizierung von Conversion-Engpässen und Optimierung der Benutzerführung
• A/B-Testing von Seitenlayouts, Call-to-Actions und Kampagnenelementen

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Übersicht der Inhouse-Positionen und ihre Aufgaben

Welche Bereiche übernimmt eine Agentur?

Eine Agentur kann sämtliche Aufgaben des Online-Marketings übernehmen:

1. Strategieentwicklung: Erarbeitung einer maßgeschneiderten Marketingstrategie.
2. SEO und SEA: Optimierung der Webseite für Suchmaschinen und Durchführung von bezahlten Anzeigenkampagnen.
3. Social Media Marketing: Erstellen von Social Media Inhalten und Verwaltung von Anzeigen.
4. Content-Erstellung: Produktion von Blogartikeln, Social Media Posts und Landingpages.
5. E-Mail-Marketing: Aufbau und Verwaltung von Newsletter-Kampagnen.
6. Web-Analyse und Reporting: Auswertung der Marketing-Maßnahmen und Erstellung von Berichten.

Da Agenturen auf ein breites Spektrum an Experten zurückgreifen können, ist die Abdeckung der meisten Bereiche im Online-Marketing möglich. Dies kann vor allem für kleine bis mittelgroße Unternehmen vorteilhaft sein, die sich nicht alle benötigten Spezialisten intern leisten können.

Kosten: Inhouse-Marketing-Team vs. Online-Marketing-Agentur

Die Kosten sind ein entscheidender Faktor bei der Wahl zwischen einem internen Team und einer externen Agentur. Im Folgenden finden Sie eine grobe Kostenübersicht.

Das kostet ein Inhouse-Marketing-Team

Für ein E-Commerce-Unternehmen, das alle relevanten Bereiche des Online-Marketings abdecken möchte, wird ein Team benötigt, das folgende Positionen umfasst:

1. Marketing-Leiter: Verantwortlich für die Gesamtstrategie. Jahresgehalt: ca. 70.000 – 100.000 €
2. SEO-Experte: Optimiert die Website für Suchmaschinen. Jahresgehalt: ca. 50.000 – 70.000 €
3. SEA-Manager: Schaltet und optimiert bezahlte Anzeigen (z.B. Google Ads). Jahresgehalt: ca. 50.000 – 65.000 €
4. Social Media Manager: Kümmert sich um soziale Netzwerke und Community-Management. Jahresgehalt: ca. 40.000 – 55.000 €
5. Content Creator (Text und Grafik): Erstellt Blogbeiträge, Social Media Inhalte und Produktbeschreibungen. Jahresgehalt: ca. 35.000 – 55.000 €
6. E-Mail-Marketing-Spezialist: Verantwortlich für die Planung und Umsetzung von E-Mail-Kampagnen. Jahresgehalt: ca. 45.000 – 60.000 €
7. Web-Analyst: Analysiert die Performance und erstellt Berichte. Jahresgehalt: ca. 50.000 – 65.000 €

Zusätzliche Kosten:

• Tools: SEO-Tools (z.B. Ahrefs, Xovi, Sistrix, SEMrush), E-Mail-Marketing-Tools (z.B. Mailchimp, Brevo), Social Media Scheduling (z.B. Hootsuite) – ca. 1.200 – 5.000 € jährlich.
• Weiterbildung: Schulungen und Zertifizierungen für Mitarbeiter – ca. 5.000 – 10.000 € jährlich

Gesamtkosten pro Jahr für ein Inhouse-Team: Ca. 350.000 – 450.000 €

Das kostet eine Online-Marketing-Agentur

Eine Agentur kann viele der oben genannten Aufgaben übernehmen. Die Kosten variieren jedoch je nach Agenturgröße und Leistungspaket.

1. SEO-Optimierung: 1.000 – 5.000 € monatlich
2. SEA (Google Ads, Social Media Ads): 1.000 – 10.000 € monatlich, abhängig vom Werbebudget
3. Social Media Management: 2.000 – 6.000 € monatlich
4. Content-Erstellung: 500 – 3.000 € pro Monat, je nach Umfang
5. E-Mail-Marketing: 1.000 – 3.000 € monatlich
6. Web-Analyse & Reporting: 1.000 – 4.000 € monatlich

Zusätzliche Kosten:

• Setup-Gebühren: Für Kampagnen-Setup oder Strategieentwicklung können einmalige Kosten von ca. 2.000 – 10.000 € anfallen.

Gesamtkosten pro Jahr für eine Agentur: Ca. 60.000 – 180.000 € jährlich (abhängig vom Umfang der beauftragten Leistungen)

Kostenersparnis durch Agenturen

Im Vergleich zur Einstellung eines vollwertigen Inhouse-Teams lässt sich durch die Beauftragung einer Agentur signifikant Geld sparen. Während die jährlichen Kosten eines Inhouse-Teams bei etwa 350.000 bis 450.000 € liegen, belaufen sich die Kosten einer Agentur auf etwa 60.000 bis 180.000 €, je nach Umfang der Leistungen. Die Gesamtersparnis kann somit bis zu 290.000 € betragen.

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Kostenvergleich: Inhouse-Team vs. Online-Marketing-Agentur

Eines der entscheidenden Kriterien bei der Wahl zwischen Inhouse-Team und Agentur sind die Kosten. Dabei ist es wichtig, nicht nur die reinen Gehälter zu vergleichen, sondern auch versteckte Kosten wie Tools, Weiterbildungen, Rekrutierung und Urlaubsvertretungen zu berücksichtigen. Um die Entscheidung zwischen einem Inhouse-Marketing-Team und einer Agentur besser zu visualisieren, nehmen wir für unsere Übersicht den Mittelwert der genannten Kosten. Dabei berücksichtigen wir, dass bei einer Agentur zusätzliche Vorteile wie der Wegfall von Toolkosten, Lizenzgebühren und Personalsuche bestehen.

Fazit: Inhouse-Team oder Agentur – Was lohnt sich mehr?

Die Wahl zwischen einem Inhouse-Marketing-Team und einer Online-Marketing-Agentur hängt stark von der Größe, den Zielen und dem Budget eines Unternehmens ab: Für kleinere bis mittlere E-Commerce-Unternehmen lohnt sich meist die Zusammenarbeit mit einer Agentur. Die Kosten sind geringer, und es steht ein erfahrenes Team zur Verfügung, das flexibel agieren kann, ohne dass hohe Personalkosten anfallen. Darüber hinaus können kleinere Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit einer Agentur von einem breiten Spektrum an Expertenwissen profitieren, das sie intern kaum aufbauen könnten. Dies ist besonders wichtig, wenn Unternehmen in speziellen Bereichen wie SEO oder dem schalten von Werbeanzeigen tätig werden wollen, wo tiefgehendes Wissen und regelmäßige Optimierungen erforderlich sind. Für größere E-Commerce-Unternehmen mit hohem Marketingbedarf und komplexen Kampagnen kann ein Inhouse-Team langfristig vorteilhafter sein. Hier lohnt sich die Investition in festangestellte Experten, die das Unternehmen und seine Marke tief verstehen und individuellere Strategien entwickeln können. Letztlich hängt die Entscheidung oft auch von der internen Struktur und den Prioritäten ab. Unternehmen, die Flexibilität und Skalierbarkeit benötigen, neigen eher dazu, mit Agenturen zu arbeiten, während Unternehmen, die Wert auf langfristige Strategien und tiefe Einblicke in die eigene Marke legen, von einem internen Team profitieren könnten.

Die richtige Mischung macht’s!

In vielen Fällen ist eine Kombination die beste Wahl: Ein starkes Inhouse-Team, das strategisch arbeitet, kombiniert mit einer Agentur, die operativ unterstützt und spezialisierte Expertise bietet. Solch ein Modell ermöglicht es Unternehmen, sowohl die Vorteile der internen Kontrolle als auch der externen Flexibilität zu nutzen. Die enge Zusammenarbeit mit einer Agentur kann auch dazu beitragen, die interne Kompetenz aufzubauen und langfristig effizienter zu arbeiten.